Tener tu propio negocio implica muchas responsabilidades, y mantener registros precisos es crucial para los taxes. Esto asegura obtener todas las deducciones posibles. No olvides llevar un registro detallado del millaje, especialmente si conduces mucho para tu negocio. El costo de gasolina y desgaste del auto puede deducirse como gasto comercial. Algunos propietarios estiman sus millajes, lo cual puede causar problemas si se requiere documentación detallada más adelante.
Por qué Importa Mantener un Registro de Millaje
Ya seas dueño de un negocio o no, el miedo a una auditoría del IRS es universal. Cualquier discrepancia en las planillas puede comenzar el proceso. En caso de una auditoría, es importante contar con buenos registros que respalden gastos y deducciones comerciales. El examinador del IRS pedirá ver tus registros, y un registro de millaje indica una gestión profesional y ordenada del negocio. La falta de este registro podría sugerir insuficiencia.
Cómo Reflejar la Información del Registro de Millaje en tus Planillas
Para los dueños de negocios, el Formulario 4562 del IRS es clave para registrar el millaje de hasta seis vehículos comerciales. Asegúrate de contar con pruebas escritas que respalden el uso comercial. Reportarás los millajes comerciales, de viaje al trabajo y personales. Un registro de millaje, ya sea en papel o a través de una aplicación, es esencial para reflejar esta información con precisión y prevenir problemas con el IRS.
Cómo Hacer un Seguimiento de tu Millaje
Puedes hacerlo de forma manual, usando tu odómetro y una libreta en tu auto. Si haces eso, probablemente quieras ingresar esa información en una hoja de cálculo o en un sistema de seguimiento de gastos. También hay muchas aplicaciones que facilitan llevar un registro de millaje en tu teléfono celular de manera rápida y fácil.
¿Qué Otros Registros del Vehículo Deberías Conservar?
Conocer las demandas del IRS en una auditoría te prepara para cualquier eventualidad. En auditorías por correspondencia, el IRS puede solicitar recibos de reparación, comprobantes de inspección y otros registros vinculados al vehículo. Esto incluye gasolina, cambios de aceite, reparaciones, neumáticos, seguro, impuestos, tarifas de estacionamiento y peajes. Tu calendario o agenda respaldará las millas informadas, proporcionando coherencia en la documentación.
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